Tổng hợp các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử kế toán cần biết

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử có khác với nguyên tắc xuất hoá đơn giấy. Kế toán cần lưu ý những gì khi xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng. Bài viết dưới là nội dung tổng hợp các nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử mà chúng tôi đã tìm hiểu và tổng hợp được.

1. Các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử được căn cứ trên 3 văn bản luật hiện hành dưới đây:

Căn cứ theo thông tư 32/2017/TT-BTTTT về việc cung cấp dịch vụ, giải pháp công nghệ trực tuyến nhằm đảm bảo được khả năng truy cập thuận tiện đối với các trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử.

• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử khi bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ.

• Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

1.1. Nguyên tắc xuất hoá đơn giá trị gia tăng.

Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hóa đơn có tính thuế làm tăng thêm giá trị hàng hoá, dịch vụ trong quá trình sản xuất – phân phối – tiêu dùng và được đóng vào ngân sách Nhà nước.

Khi tiến hành lập hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán cần phải đảm bảo tuân thủ những nội dung sau đây:

• Những nội dung được ghi trên hoá đơn phải đúng với các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp.

• Hoá đơn không được phép tẩy xóa, viết chồng đè, sửa chữa.

• Khi tiến hành lập hoá đơn không được viết hai màu mực và không dùng những loại mực dễ phai.

• Nội dung trên hóa đơn bao gồm chữ viết, chữ số phải viết liền mạch, không được ngắt quãng và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn.

• Các liên hoá đơn giá trị gia tăng GTGT phải giống nhau và phải lập theo trình tự của hoá đơn.

1.2. Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử.

Căn cứ vào nghị định số 119/2018/NĐ-CP khi lập hoá đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ những nội dung sau trên hoá đơn xác định tính hợp lệ và hợp pháp của hoá đơn:

• Tên hoá đơn – ký hiệu hoá đơn – ký hiệu mẫu số hoá đơn – số hoá đơn

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.

• Tên, địa chỉ, mã số người mua (nếu có)

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, thành tiền chưa tính thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

• Tổng số tiền thanh toán

• Chữ ký số người mua

• Thời điểm lập hoá đơn điện tử

• Mã cơ quan thuế đối với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác có liên quan..

1.3. Nguyên tắc xử lý khi hoá đơn điện tử bị xuất sai

Xử lý hoá đơn điện tử xuất sai được chia thành 3 trường hợp cơ bản nhất dưới đây.

• Đối với trường hợp 1: Hoá đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế.

• Trường hợp 2: Hoá đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua và người đã thực hiện kê khai thuế.

Trong trường hợp này, ngay sau khi phát hiện sai sót cả hai bên phải làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót có chữ ký số của cả hai bên. Sau đó người bán thực hiện lập hoá đơn điều chỉnh ghi rõ đã điều chỉnh nội dung gì, tăng (giảm) số lượng hoặc giá bán,…

Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh đó, cả hai bên thực hiện thuế điều chỉnh theo pháp luật.

Lưu ý: Không điều chỉnh kê khai thuế thành số âm (-)

=> Xem thêm: Công ty dịch vụ doanh nghiệp uy tín

2. Những lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử.

2.1. Lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử cho cá nhân:

Khi xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng là cá nhân, khách hàng lẻ thường có xu hướng không lấy hoá đơn. Nhiều kế toán lựa chọn phương pháp xuất gộp hoá đơn vào cuối ngày hoặc vào cuối tháng.

Theo quy định tại khoản 7 điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC:

• Trong trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên nếu khách hàng không lấy hoá đơn hoặc khách hàng không cung cấp thông tin. Thì người bán vẫn phải lập hoá đơn và ghi vào đó “Người mua không lấy hoá đơn” hoặc “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”

• Bên cạnh đó, quy định về tiêu thức có trên hoá đơn điện tử xuất cho cá nhân cũng phải bao gồm đầy đủ tất cả những nội dung như hoá đơn điện tử xuất cho tổ chức, doanh nghiệp trừ mã số thuế.

2.2. Lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử theo hợp đồng không.

Căn cứ dựa trên những nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, kế toán khi xuất hoá đơn theo hợp đồng cần phải lưu ý 2 điểm sau đây:

Thứ nhất đó là thời điểm lập hoá đơn điện tử:

• Đối với trường hợp là hàng hoá: Thời điểm lập hoá đơn theo hợp đồng sẽ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hoá đơn theo hợp đồng là thời điểm hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, đã lập hoá đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Lưu ý rằng đối với những trường hợp phải giao hàng nhiều lần hay bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hay bàn giao đều phải lập hoá đơn riêng.

Thứ 2 là nguyên tắc lập hoá đơn

• Hoá đơn điện tử theo hợp đồng phải có đầy đủ giấy các thông tin như hoá đơn điện tử.

Để tránh những sai sót trong việc xuất hóa đơn, các doanh nghiệp có thể liên hệ đến dịch vụ kế toán ngoài để hỗ trợ trọn gói.

Trên đây là tổng hợp các nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử và những lưu ý cho kế toán khi thực hiện xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng. Hy vọng những nội dung mà chúng tôi đã cung cấp sẽ hữu ích đối với bạn.